085-4833503 [email protected]

Veel ondernemers worstelen met de vraag: Stuur ik nog op de juiste Kritische Prestatie Indicatoren of stuur ik (on)bewust steeds vaker op mijn buikgevoel? Zodra u deze vraag aan u zelf stelt, kunt u zich afvragen of uw beschikbare set van KPI’s nog wel de juiste is….

De afgelopen jaren heb ik bij een aantal van mijn klanten deze vraag gesteld.
Wat blijkt? Er wordt al jaren op dezelfde KPI’s gestuurd, terwijl markten, klanten en verdienmodellen sneller dan ooit veranderen. Daarnaast zijn de meeste KPI’s financieel van aard. Veelal start iedere onderneming daarmee maar in de vervolgfase wordt het duidelijk dat niet-financiële KPI’s veel belangrijker zijn, omdat ze de organisatie tot actie aanzetten. Juist deze KPI’s zorgen voor sturing op het gewenste gedrag bij uw medewerkers….

In deze blog wil ik u graag meenemen in mijn ervaringen en handvatten geven om uw eigen KPI’s tegen het licht te houden….

Wat zijn uw doelen en hoe verhouden deze zich tot uw KPI’s?

Tijdens de analysefase zijn dit één van de eerste vragen die aan de orde komen.
Opvallend daarbij is dat de ondernemer met veel passie een toelichting geeft op zijn of haar visie, strategie en doelen, maar het enthousiasme van de ondernemer tempert op het moment dat we spreken over de wijze hoe we het resultaat en de weg ernaar toe kunnen meten.

Enige hulp daarbij is dus welkom om het juiste inzicht te verkrijgen.

Wat is primair uw Kerndoel en KPI?

Het kerndoel van een onderneming is veelal kwalitatief van aard. Het doel van Apple bijvoorbeeld is het maken van producten die mooi ontworpen zijn en gemakkelijk te gebruiken. Hoe meet je zoiets?
De (potentiele) markt kan daar antwoord op geven door middel van communities en enquêtes waarin je gericht vragen kan stellen. Vaak wordt ook het maken van winst als kerndoel gesteld.
Het maken van winst is geen doel op zich, maar een voorwaarde om de continuïteit van de onderneming te waarborgen. De vraag is of winst alleen een maatstaf kan zijn voor continuïteit. (Je zou maar de laatste telefooncellen fabrikant in Nederland zijn en deze met behoorlijke marge kunnen verkopen?!). Duurzame winst is natuurlijk een geheel ander verhaal. Hoe meet je duurzame winst? Daar hebben we dus ondersteunende KPI’s voor nodig! Welke zijn dat dan?

Dit geeft ons voldoende aanleiding om het bruggetje te slaan naar de volgende fase:

Wat zijn uw tactische indicatoren?

De antwoorden die daarop volgen zijn een verdiepingsslag van de primaire indicatoren. Denk daarbij aan het woord duurzame winst. Hoe vertalen we die naar het tactische niveau? We stellen dus vragen zoals “marktaandeel”, aantal innovaties, omzet verdeeld over de verschillende business segmenten of omzet/aantal producten per fase van de productlevenscyclus. Maar ook toegevoegde waarde per medewerker, ziekteverzuim, innovatiekosten/omzet. Vergeet daarbij uiteraard ook de KPI’s niet die iets zeggen over uw vermogen om cash te genereren.

Veel ondernemers denken dat met het bepalen van de normen van de tactische KPI’s het stuur voldoende is. We kunnen nu nog een spade dieper gaan. Dat is nu juist het punt om stil te staan bij de vraag, “maar hoe kan ik nu meetbaar maken of mijn strategisch doelen behaald worden en ben ik op de juiste weg?”.

Dat brengt ons bij de laatste van de drie inzichten.

Waar zijn uw operationele indicatoren?

Dit is de fase waarin je de KPI’s definieert die je gebruikt om het gedrag van medewerkers te beïnvloeden, zodanig dat zij gaan denken en handelen in het licht van uw kerndoel. Centraal daarbij staan doelen die meetbaar en realiseerbaar zijn bij voorkeur zonder absolute cijfers maar in een percentage of in stoplicht vorm. Zoals gerealiseerde omzet per team vs. begrote omzet per maand. Aantal nieuwe klanten t.o.v. verwacht. Orderintake t.o.v. begroot. Maar bijvoorbeeld ook marge intake t.o.v. begroot (u zit immers niet te wachten op verlieslatende omzet). Het Aantal gerealiseerde uren vs. gecontracteerd. Door deze KPI’s en uw strategische plannen vertaald in targets weten uw medewerkers waar zij de focus op moeten leggen.

Tenslotte…

Daarmee zijn we gekomen tot een set van indicatoren die duurzaam zijn voor de komende jaren en meer gericht zijn op het monitoren van acties die met passie en plezier gaan leiden tot de juiste prestaties in de vorm van het behalen van de strategische doelen en daarmee uw bestaansrecht. Daarmee is de cirkel rond en heeft de ondernemer weer de basis om de prestaties van de organisatie duurzaam inzichtelijk te maken. De uitnodiging voor een vervolgsessie hebben we met plezier geaccepteerd. Daarin hebben we stappen kunnen zetten om met behulp van Business Intelligence (BI) tools de brondata voor de KPI’s uit de systemen te laden.

Geïnteresseerd in een sessie om uw huidige KPI’s tegen het licht te houden?
Kijk op www.cfonetwerk.nl voor meer informatie, of neem contact op met één van de partners.

Dick Lokhorst is mede-oprichter van CFO netwerk. CFO netwerk biedt parttime CFO diensten aan ondernemingen, waarvan aard en omvang van de activiteiten de fulltime inzet van een CFO niet rechtvaardigen. We begrijpen dat uw meest waardevolle bezit uw bedrijf is en wij streven ernaar om u te beschermen en de financiële stabiliteit te verbeteren.