Meten is weten:

Meten is Weten – inzicht is cruciaal om een onderneming aan te sturen 

Ik ben zelf in de accountancy gestart bij KPMG; een perfecte leerschool die voor mijn carrière een hele belangrijke basis is geweest; ik ben mijn leermeesters van destijds daar nog steeds dankbaar voor. Als je echter op enig moment de overstap naar het bedrijfsleven maakt, merk je hoe makkelijk een externe accountant het eigenlijk heeft. Hij of zij constateert achteraf en geeft advies om iets te doen. De uitvoering van die adviezen en het oplossen en onderzoeken van de constateringen is een heel ander verhaal.

De titel van dit artikel is duidelijk en iedere ondernemer kent deze kreet. Periodieke cijfers zijn cruciaal om te weten waar je staat met je onderneming. De meeste ondernemers zijn gewend om naar de Winst- en Verliesrekening te kijken; de balans is echter ook cruciaal.

Belang van de balans

Om bij dat laatste te beginnen, wil ik graag uitleggen waar ik tegen aan ben gelopen bij mijn eerste niet-accountancy werkgever. Het desbetreffende bedrijf werkte internationaal in de transport en logistiek en had meerdere (buitenlandse) vestigingen. Tussen die vestigingen vond onderlinge dienstverlening plaats; de administratie werd zowel centraal als decentraal gevoerd. Onderlinge dienstverlening is de basis voor foutkansen. De mensen die er al zaten voordat ik binnen kwam hadden de kwartaalcijfers opgemaakt en er stond een mooi positief resultaat over het gehele bedrijf.

Ik miste de balans en daar ben ik zelf mee aan de slag gegaan. Wat mij al vrij snel opviel, was dat de onderlinge rekening courant verhoudingen niet op elkaar aansloten. Het ene bedrijf A had een hoge vordering op een ander bedrijf B, dat andere bedrijf B had een veel lagere schuld aan bedrijf A in de boeken staan.

Wat was er gebeurd: de factuur voor de onderlinge dienstverlening was op de eerste dag van het nieuwe kwartaal door bedrijf A opgemaakt; bedrijf B had niet goed naar de factuur gekeken en op basis van de factuurdatum in het volgende kwartaal geboekt. Na het rechtzetten van deze factuur, moest bedrijf B nog een forse kostenpost boeken, waardoor het hele mooie resultaat ineens verdampte en weg was. Het resultaat; Iedereen teleurgesteld en iedereen onrustig. De vraag speelde waarom het resultaat zo laag lag? Gelukkig nog net positief.

Implementeren in een huidige opdracht

Bij mijn huidige opdracht zijn we dat ook aan het implementeren. We werken daar met een opslag op de inkoop. Die opslag bestaat uit een aantal componenten. Die componenten moeten de dekking zijn voor de kosten van de toegevoegde waarde die we bieden. We zijn nu de hele administratie aan het ontrafelen en aan het toerekenen naar de verschillende componenten. Dat geeft inzicht om te weten aan welke knoppen je moet draaien om de marge te verbeteren, zodat je weet of de dekking hoog genoeg is om de kosten te dekken.